Formulas de Texto

Las funciones de esta categoría las puedes utilizar para insertar, extraer, convertir y formatear cadenas de texto y números.

•             Función CONCATENAR()
•             Función DERECHA()
•             Función ENCONTRAR()
•             Función HALLAR()
•             Función MID()
•             Función IGUAL()
•             Función LARGO()
•             Función MAYÚSC()
•             Función MINÚSC()
•             Función NOMPROPIO()
•             Función MONEDA()
•             Función REEMPLAZAR()
•             Función REPETIR()
•             Función TEXTO()
•             Función VALOR()

Fila, Columna, celda

Opciones de  filas

Para acceder a las propiedades de las filas tiene dos opciones:

Hacer clic en la Barra de Menú, Formato, Fila, y se desplegará un menú mostrando todas las opciones; y la otra forma es haciendo clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de la fila, en el menú contextual que aparece podrá seleccionar alguna de las opciones disponibles.

Altura de Fila

Utilice el método que utilice las opciones son las siguientes:

•       Altura: Permite ajustar la altura de la fila en centímetros.
•       Altura óptima: Permite ajustar la altura óptima de las filas seleccionadas.
•       Ocultar: Permite ocultar la fila o filas seleccionadas.
•       Mostrar: Permite mostrar la fila o filas ocultas.

Opciones de Columnas

Para acceder a las propiedades de las columnas tiene dos opciones:

Hacer clic en la Barra de Menú, Formato, Columna, se desplegará un menú mostrando todas las opciones; y la segunda es haciendo clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de la columna, en el menú contextual que aparece podrá seleccionar alguna de las opciones disponibles.

Ancho de Columnas

Utilice el método que utilice las opciones son las siguientes:

• Ancho: Permite ajustar el ancho de la columna en centímetros.
•  Ancho óptimo: Permite ajustar el ancho óptimo de las columnas seleccionadas.
• Ocultar: Permite ocultar la columna o columnas seleccionadas.
• Mostrar: Permite mostrar la columna o columnas ocultas.

Insertar filas y columnas

Sitúe el selector de celda en la posición en la que desea que se inserte la nueva fila o columna, haga clic en la Barra de Menú, Insertar y elija la opción Fila o Columnas y una nueva fila o columna aparecerá en la posición indicada.

Eliminar filas y columnas

Haga clic en el encabezado de la fila o columna que desea eliminar, para seleccionarla, haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado que acaba de seleccionar y elija la opción Eliminar filas o Eliminar columnas. Según tenga seleccionada una fila o una columna, aparecerá una opción u otra, la fila o columna seleccionada desaparecera y perderá la información que contenían.

Formato de Celdas

Se cuenta con 7 opciones para configurar las celdas:

•     Números: En esta ficha puede definir la categoría, formato, idioma, decimales, etc... del contenido de la celda seleccionada.
•     Fuente: Esta ficha contempla los atributos referentes al tipo de letra, el estilo, el tamaño o el color con que se presentarán los datos en la hoja de cálculo.
•     Efectos de fuente: Subrayado y color de subrayado, tachado o relieve son algunas de las propiedades que se definen en esta ficha.
•     Alineación: Al igual que con un procesador de texto, en una hoja de cálculo es posible seleccionar una alineación para el texto y para los números, entre las disponibles se encuentran: alineación izquierda, derecha, centrado, justificado y predeterminado, ésta última aparece seleccionada por defecto. Dentro de esta ficha se incluyen las opciones de dirección de escritura, distancia a la cuadrícula o flujo de texto.
•     Borde: En esta pestaña podrá elegir el tipo de línea que va a llevar el borde de la celda, el color de la misma o la disposición, la posición de la sombra, la distancia y el color.
•     Fondo: Aquí podrá definir el color del fondo de la celda o celdas que tiene seleccionadas.
•     Protección de celda: En esta ficha podrá establecer una protección para las celdas.

Al introducir texto en las celdas es posible que el espacio de que dispone en ellas no sea suficiente, por ello Calc cuenta con la opción Unir celdas: Definir en el menú Formato.

Referencias absolutas y relativas

Referencia relativa

A1 hace referencia a la celda en la columna A y fila 1. La referencia a un área contigua se consigue indicando la esquina superior izquierda del área, luego dos puntos y finalmente la celda inferior derecha del área. El área cuadrada de las primeras cuatro celdas en la esquina superior izquierda se llamaría de este modo A1:B2.

En esta forma de referencia a un área, la referencia a A1:B2 será una referencia relativa. Relativa significa en este contexto que la referencia se ajusta al área al copiar las fórmulas.

Referencia absoluta

En oposición a las referencias relativas existen las referencias absolutas que se escriben de la siguiente forma: $A$1:$B$2. Delante de cada dato usado como absoluto deberá figurar el signo del dólar.

OpenOffice.org puede transcribir, en la línea de entrada actual, todas las referencias relativas a absolutas y viceversa si pulsa la combinación de teclas (Mayús) (F4). Si comienza con una dirección relativa como A1, ocurre lo siguiente: Con la primera pulsación las filas y columnas se convertirán en absolutas ($A$1); con la siguiente lo hará sólo la fila (A$1), luego sólo la columna ($A1), y después se convertirán ambas de nuevo en relativas (A1).

OpenOffice.org Calc le muestra de manera esquemática las referencias a una fórmula. Si pulsa p.ej. en una celda sobre la fórmula =SUMA(A1:C5;D15:D24), ambas áreas referenciadas se destacarán en color. La parte de la fórmula "A1:C5" puede p.ej. aparecer en azul y el marco del área de celda referenciada en un tono azul. La siguiente parte de la fórmula "D15:D24" puede aparecer seleccionada de forma semejante en rojo.

Validación de datos

Un error en la entrada de datos dentro de un área puede alterar el manejo de esta. Por eso puede ser interesante proceder a definir la validez de las entradas a un rango de celdas, como puede ser un campo en una base de datos. Si el campo es una fecha, deberemos evitar que se escriba en él un número decimal y negativo. Si es una edad, evitaremos los negativos. Para concretar los criterios de validación deberemos seguir la secuencia Datos - Validez. Con ella obtenemos un asistente en tres pasos que nos permitirá definir los criterios, la ayuda y los mensajes de error. La regla de validez se activa al especificar un valor nuevo. Si en la celda ya se ha insertado un valor incorrecto, o si se inserta un valor con copiar y pegar, la regla de validez no surte efecto.

                                   

En la grafica encontramos la ventana de validez con sus respectivas pestañas.

La primera es CRITERIOS, en la que podemos indicar lo qué tiene que cumplir la entrada para ser válida.

Los criterios más importantes son:

      Entero o decimal: Indica si se permiten decimales o no. Por ejemplo, el número de hijos debería escribirse sin decimales. En ambos casos se puede precisar también si han de ser mayores o menores que uno dado, si han de estar entre un máximo y un mínimo, y otros tipos de condiciones lógicas.

       Fecha y hora: Estos dos criterios son muy importantes, pues si un dato debe ser una fecha y se escribe otro tipo de número pueden obtenerse resultados inesperados.

      Longitud del texto: En muchos casos se debe restringir la longitud de los textos, por ejemplo en datos telefónicos o códigos que se hayan definido con una longitud dada.

      Lista o rango de celdas: Si eliges como criterio un intervalo o rango de celdas, los datos sólo podrán ser iguales a los contenidos en ese rango. Por ejemplo, puedes escribir en columna desde B3 hasta B5 los datos Bajo, Medio, Alto, y si concretas como intervalo B3:B5, las entradas sólo podrán consistir en una de esas tres palabras.

 

La segunda es AYUDA DE ENTRADA,se puede concretar el título del mensaje de ayuda y su texto. Es un recordatorio de que la celda actual está restringida por criterios de validez,y si se ha activado la opción Mostrar Lista de selección (también se puede activar si se ha definido un criterio a partir de un intervalo de celdas), a fin de que cuando se edite una celda de ese rango, aparezca una lista desplegable que recuerde los únicos valores posibles y permita no tener que escribirlos.

                                       

La tercera es MENSAJE DE ERROR,Son similares a los mensajes de ayuda, pero sólo aparecen cuando la entrada no es válida. Investiga por tu cuenta la pestaña de Mensajes de error.